۵ عادتی که هر کسبوکاری را در طول روز سرحال و موثر نگه میدارد
جلساتی که حول محور همکاری، ایدهپردازی و بحث نمیچرخند؛ وقت تلف کردن هستند
اگر یک کسبوکار را رهبری میکنید یا فردی کارآفرین و متخصص پرمشغلهای هستید؛ خیلی سخت بتوانید تمام طول روز، فعال و موثر و سازنده باشید و سطح بهرهوری خود را در یک حد ایدهآل نگه دارید. یک مطالعه انجام شده در دانشگاه کالیفرنیا نشان میدهد، کارگران هر سه دقیقهای یک بار، کار خود را قطع میکنند.
براساس بیش از ۲۰ سال تجربه موفق «زیب ایوانز»، بنیانگذار و مدیرعامل شرکت ۴ میلیارد دلاری ClickUp، اگر میخواهید در کسبوکارتان، یک فرهنگ کار مولد داشته باشید؛ باید ۵ عادت زیر را در خود و همکاران، تقویت کنید:
۱- ایمیلهای داخلی را حذف کنید
هنوز در شرکت شما از ایمیل برای ارتباط با یکدیگر استفاده میکنید؟ احتمالا شرکت عقبمانده و غیرفعالی هستید.
رهبران تیمها سعی میکنند افراد را به داشتن ارتباط و مکالمه به جای استفاده از ایمیل، تشویق کنند. همه افراد تیم باید در مباحث و مسایل کاری، همکاری و مشارکت کامل داشته باشند و دور شدن از کار یا بیاهمیتی به یک موضوع نباید وجود داشته باشد. رهبران قرن جدید از ویژگیهایی مانند به اشتراکگذاری نظرات، یادداشتهای صوتی و چتهای درون برنامهای برای همکاری سریعتر و اطمینان از دسترسی همه افراد به ریز مکالمات و ارتباطات، سود میبرند.
۲- تعداد جلسات را کاهش دهید
جلساتی که حول محور همکاری، ایدهپردازی یا بحث نمیگذرد؛ وقت تلف کردن است. کاهش زمان جلسات، به نفع کار جدی و هدفمند هر کارمند است.
برای جلساتی که برگزار میکنید؛ محدودیتهای زمانی ۳۰ دقیقهای بگذارید و یک دستور کار از پیش مشخص و ارسال شده برای همه افراد تیم، داشته باشید. باید تمام هدف شما، افزایش کارایی و بهرهوری جلسات و کاهش زمان آنها باشد. جلساتی که در زمان نامناسبی برگزار میشوند را رد کنید.
۳- روی حضور همه افراد در دفتر کاری و هماهنگی، زیاد اصرار نکنید
این روزها، تیمهای کاری مختلفی در سراسر دنیا و به دور از هم در حال همکاری با یکدیگر هستند؛ چیزی که باعث افزایش کارایی میشود.
سعی کنید روی حضور همه افراد تیم در دفتر کار و بعد هماهنگی زیاد میان آنها، اصرار نکنید و در عوض، اجازه دهید هر فردی، در بهترین زمان کاری خود، وارد یک همکاری و ارتباط شود و کار را پیش ببرد. مرتبا و روزانه یا هفتگی، اهداف تیم را به اشتراک بگذارید و از آنها بخواهید فقط روی این هدف، تمرکز کنند.
۴- ارتباطات را کارآمدتر کنید
به جای اینکه، پاسخهای رسمی و کلیشهای به ایمیلها و نامههای داخلی بدهید؛ با همکاران گفتوگو کنید و دیگران را هم تشویق به ارتباط بیشتر با یکدیگر کنید. مثلا، از ایموجیها در ارتباطات خود استفاده کنید زیرا بهتر از کلمات، میتوانند شخصیت و احساسات شما را منتقل کرده و آرامشدهنده باشند. دنبال ایجاد سبکهای جدید و راحتتر همکاری و ارتباط میان افراد تیم باشید و سعی کنید ارتباطات روزانه بیشتری شکل بگیرد.
۵- روی چیزهای درست در زمان مناسب تمرکز کنید
رهبران کسبوکارها باید پرسشهای درستی در زمانِ مناسبی مطرح کنند که مهمتر از انجام برخی کارهای جانبی است. مثلا، به جای گرفتن گزارشهای روزانه از کارمندان، باید از ایشان بپرسید: «آیا روی تاثیرگذارترین مشکلات مشتریان کار میکنید؟» و «آیا در حال رفع نیازهای کسبوکار مشتریان هستید؟». حتی میتوانید این پرسشها را از خودتان هم بپرسید و آن موقع است که مطمئن میشوید بیشترین بهرهوری و استفاده مفید از زمانتان را بردهاید. همیشه از خود بپرسید «آیا در هر زمان و هر روز، موفق شدهای به تعداد مشتری بیشتری کمک کنی؟»
