۸ گام جبران اشتباه در محل کار
اشتباه کردن در محل کار، میتواند به شما در بهبود فرآیندهای شغلی خود و ایجاد اعتماد در میان همکارانتان کمک کند. همچنین، به اعضای تیم شما نشان میدهد که چگونه با اشتباهات خود برخورد میکنید و در این زمینه چقدر حرفهای هستید. یادگیری مراحل جبران اشتباهات در محل کار به کمک اعضای تیم و شناسایی دلایل اصلی بروز این اشتباهات، میتواند در جلوگیری از تکرار آنها در آینده جلوگیری کند. در این مقاله، دربارهی کارهایی که میتواند در محل کار، اشتباه باشند و شما انجامشان دادید صحبت میکنیم و بعد سراغ نکاتی برای جلوگیری از تکرار اشتباهات در آینده خواهیم گفت.
بعد از اشتباه در محل کار، چه باید کرد
اگر در یک محیط کاری، مرتکب اشتباهی شدید؛ یک سری اقدامات خاص برای کمک به کاهش تاثیرات این اشتباه و جلوگیری از تکرار آن وجود دارد. وقتی متوجه شدید که مرتکب اشتباه شدهاید؛ کارهای زیر را انجام دهید:
۱– به احساسات خود بپردازید
طبیعی است پس از انجام یک کار اشتباه در شغلتان، کمی ناامید و خجالتزده باشید. با این حال، داشتن دیدگاه پیشرفت رو به جلو و کنار گذاشتن انرژی منفی نیز مهم است. چند لحظه برای رهاسازی احساسات منفی و اتخاذ نگرش مثبت وقت بگذارید تا بتوانید از این اشتباه درس بگیرید و آینده کاری بهتری داشته باشید.
۲– اشتباه را تایید کنید
اعتراف به اشتباه، نه تنها برای خودتان، بلکه برای دیگران نیز مهم بوده و نشاندهندهی سطح بالای حرفهای بودن شما است. اشتباه خود را به طور صریح و مستقیم به دیگران بگویید. شرایط را توضیح دهید تا مدیر و همکارانتان درک کنند چه اتفاقی افتاده است. به محض اینکه متوجه خطای خود شدید؛ بلافاصله با اعضای تیم در میان بگذارید تا زمان کافی برای اصلاح آن داشته باشید.
۳– عذرخواهی کنید
عذرخواهی واقعی از فرد یا افرادی که تحت تاثیر خطای شما قرار گرفتند؛ نشاندهندهی چند نکته مهم است. نخست، شما صادقانه از بروز این اشتباه، پشیمان هستید و مسئولیت آن را بر عهدهی فرد دیگری نمیاندازید. همچنین، نشان میدهد به افرادی که به خاطر خطای شما، به دردسر افتادهاند؛ احترام میگذارید. اگر احساس منفی دربارهی این خطا دارید؛ این احساس منفی با یک عذرخواهی واقعی، از بین رفته و روحیه شما بازیابی میشود تا دوباره یک رابطهی مثبت میان اعضای تیم و مدیر با شما شکل بگیرد.
۴– علت را ارزیابی کنید
به این فکر کنید که چگونه چنین خطایی رخ داده است. ارزیابی علت خطا میتواند به شما کمک کند تا مشخص کنید چه اقدامی میتواند اوضاع را بهبود بخشیده و خطا را جبران کند. همچنین، یافتن دلایل خطا به جلوگیری از بروز این اشتباه در آینده کمک بزرگی میکند. به عنوان مثال، اگر گزارشی با غلطهای املایی ارسال کردید؛ ممکن است به این نتیجه برسید که به خاطر عجله و نداشتن فرصت مناسب برای مرور و بازخوانی گزارش، چنین اشتباهاتی رخ داده است. پس، باید از این پس، طوری برنامهریزی کنید که فرصت کافی برای خواندن دوبارهی گزارش و تصحیح غلطهای املایی داشته باشید.
۵– راهکاری پیدا کنید
در گام بعدی، باید تاثیرات، عواقب و مشکلات ناشی از خطای خود را برطرف کنید. دنبال راهحلی برای رفع مشکلات به وجود آمده، باشید و این راهحل را با دیگر اعضای تیم یا مدیران خود در میان بگذارید و از ایشان نظر مشورتی بگیرید. راهحلی که یافتید؛ میتواند کار کردن بعد از اتمام ساعت کاری معمول شرکت یا عذرخواهی شخصی از مشتری باشد. اگر اشتباه شما باعث افزایش حجم کاری دیگران شده است؛ باید دنبال راهکاری باشید که از بار کاری آنها کاسته شود. در واقع باید از هر تلاشی برای بازگشت اعتماد به محل کار، دریغ نکنید و نشان بدهید مسئولیت کامل اشتباه را متوجه خود میدانید.
۶– برای دفعهی بعدی، برنامهریزی کنید
دفعهی بعد که میخواهید این کار را انجام دهید؛ یک برنامهریزی و ارزیابی متفاوت داشته باشید تا مطمئن شوید که دوباره همان اشتباه را تکرار نمیکنید. دلیل یا موضوعی که ریشه و باعث اشتباه شما شده است را شناسایی و به آن رسیدگی کنید. میتوانید برای رسیدن به مهلت اعلام شده، پروژه را زودتر شروع کنید یا زمانی را برای کار بدون مزاحمت در یک پروژه اختصاص دهید. راهحلی که در ذهنتان است را با مدیران خود به اشتراک بگذارید تا اطمینان داشته باشند در صدد انجام اقداماتی برای جلوگیری از بروز اشتباهات مشابه در آینده هستید.
۷– مراقبت از خودتان را در الویت قرار دهید
سلامت جسمی، روانی و عاطفی شما میتواند بر کیفیت کارتان تاثیرگذار باشد. وقتی برنامهریزی میکنید که اشتباه خود را اصلاح کنید؛ به این فکر باشید که چگونه میتوانید از خودتان هم مراقبت کنید تا مطمئن شوید انرژی کافی برای تمرکز روی وظایف کاری خود را دارید. برای نمونه، میتوانید برنامهریزی کنید که ساعتهای بیشتری را بخوابید تا سطح هوشیاری و تمرکز ذهنی شما بیشتر شده و جزئیات را با دقت بالاتری، دنبال کنید. همچنین برای به حداقل رساندن حواسپرتی، میتوانید مرزهایی بین کار و زندگی شخصی خود ایجاد کنید.
۸– الگوی مثبت کاری بسازید
هنگامی که اشتباه خود را اصلاح و نتایج منفی آن را برطرف کردید؛ دست به اقداماتی بزنید که نشاندهندهی بهبود سبک کاری شما هستند. دستورالعملهای جدیدی برای خودتان تعریف کنید تا از بروز اشتباهات گذشته، جلوگیری کنند. اگر به روش خوبی رسیدند که کیفیت کارتان را ارتقا میدهد؛ با همکارانتان به اشتراک بگذارید؛ شاید برای آنها هم مفید باشد. چنین رویکردی، باعث قویتر شدن ارتباطات و تشویق بیشتر آنها در شناسایی راهحلهایی برای کاهش اشتباهات احتمالی در آینده میشود.
نکاتی برای کاهش احتمال بروز اشتباه در محل کار
اکنون که گامهای اصلاح اشتباه را مرور کردیم؛ بهتر است به نکاتی هم اشاره کنیم که مانع از تکرار خطاهای بیشتر میشوند:
در زمانهای پر انرژی، روی کار خود تمرکز کامل داشته باشید
بسته به سطح انرژی شخصی خود، یک روز کاری را طوری برنامهریزی کنید که مهمترین و حساسترین کارهای خود را در بازههای زمانی پر انرژی و هنگامی که ذهن و مغز شما میتواند تمرکز و دقت بالایی داشته باشد؛ انجام دهید. باید کارهای با الویت بالا را در بهترین زمان کاری به پایان ببرید. بهترین زمان کاری، لزوما ابتدای صبح یا اواسط روز نیست؛ بلکه گاهی اوقات برای شما، هنگامی است که دیگران کمتر مزاحم شما شده یا حواستان را پرت میکنند.
همه ارتباطات و ارائهها را دوباره چک کنید
بهتر است عادت کنید پیش از کلیک کردن روی کلید «ارسال»، همهچیز را دوباره بررسی و مرور کنید؛ زیرا این کار سبب کاهش خطاها و اشتباهات میشود. هنگام ارسال یک گزارش، ایمیل، لیست فروش و قیمتها، اسناد اداری و … اطمینان پیدا کنید هیچ خطاهایی حتی یک غلط املایی کوچک، باقی نمانده است.
چک لیست ایجاد کنید
چک لیستها مانع از بروز اشتباهات میشوند. بهویژه، اگر بتوانید برای کارهای تکراری و روزمره خود چک لیست تهیه کنید؛ درصد زیادی از خطاهای شما کاسته میشود. هنگامی که میخواهید یک وظیفه یا فرآیند را انجام دهید؛ نگاهی به چک لیست بیندازید و طبق مراحل خاصی که خودتان نوشتهاید؛ پیش بروید.
کارهای خود را مرور کنید
هر بار که یک کار یا فرآیند به پایان میرسد؛ خصوصا کارهایی که الویت بالاتری دارند؛ دوباره آنها را برای یافتن یک خطا مرور کنید. در صورت امکان، پیش از مرور پروژه، از آن فاصله بگیرید تا ذهن شما آزاد شده و در یک زمان دیگری دوباره سراغ این پروژه بروید. این روش، شانس موفقیت زیادی برای یافتن اشتباهات به شما میدهد.
استراحت کنید
در هر بازهی ۹۰ دقیقه تا دو ساعت، کمی استراحت کنید و در صورت امکان، از محل کار یا میزتان فاصله بگیرید تا احتمال کار بدون خطا، افزایش پیدا کند. اگر بتوانید در هنگام استراحت، از محیط کار فاصله گرفته و از مسئولیتهای خود خلاص شوید؛ بازیابی فکر و ذهنی شما بسیار بهتر و سریعتر انجام میشود و آمادهتر به سراغ کارها بازمیگردید.
عوامل حواسپرتی را از بین ببرید
وقتی روی کارهای با الویت بالا مشغول هستید؛ تلفن همراه خود را کنار بگذارید و صدای اعلانها (نوتیفیکیشنها) را ببندید. همچنین، میتوانید ایمیلها و مرورگرهای غیرضروری را بسته و هر برنامهی پیامرسان غیر مرتبط با کارتان را در حالت «مزاحم نشوید» « do not disturb» تنظیم کنید. یک خودکار و دفترچهی یادداشت در کنار خودتان بگذارید و افکار نامربوط به کار را در آن یادداشت کنید تا بتوانید روی کار اصلی تمرکز داشته باشید.
سوال بپرسید
وقتی کار جدیدی را شروع میکنید یا قرار است عضو تیم پروژهی جدیدی شوید؛ پرسشهایی دربارهی نحوهی کار، وظایف و فرآیندهای آن، اهداف و مراحل پروژه بپرسید تا بتوانید کاملا نقش خود را درک کرده و آمادگی مورد انتظار تیم را پیدا کنید. هر چقدر بتوانید اطلاعات بیشتری درباره وظایف خود و مراحل کار کسب کنید؛ احتمال بروز خطا را کاهش دادهاید.
یک برنامهی زمانی دقیق آماده کنید
برای اطمینان از رعایت زمانبندیهای پروژه و تاریخهای مهم، از یک تقویم استفاده کرده و همهی کارهایی که باید در یک روز، هفته و ماه انجام شوند را مشخص کنید. حتی میتوانید ساعتهای روزانه خود را برنامهریزی کنید تا بدانید برای هر کار، چقدر باید زمان صرف کنید.
